Aby prawidłowo zdefiniować nowy dokument typu Umowa należy wypełnić pola:

●Typ – z listy rozwijanej wybrać typ umowy, pola Identyfikator i Rodzaj zostaną uzupełniony automatycznie, zgodnie z wybranym typem,

●Identyfikator obcy – wpisać numer zawartej umowy,

●Data umowy – wpisać datę zawarcia umowy,

●Data obowiązywania – wprowadzić datę obowiązywania umowy,

●Powiadom przed wygaśnięciem [l. dni] – wprowadzić liczbę dni dla powiadomienia,

Uwaga

Działanie funkcjonalności opartej o pola Data gwarancji oraz Powiadom przed wygaśnięciem gwarancji jest uzależniona od licencji  GRZMF_DCYKL (planowanie zgłoszeń cyklicznych).

●Data gwarancji od..do – wprowadzić datę obowiązywania umowy,

●Powiadom przed wygaśnięciem gwarancji [l. dni] – wprowadzić liczbę dni dla powiadomienia,  przed wygaśnięciem gwarancji,

●Status – wybrać walutę

●Waluta – wybrać walutę, w której zawarto umowę,

●Harmonogram fakturowania – wybrać z listy rozwijanej harmonogram, zgodnie z którym wystawiane będą faktury wynikające z zapisów umowy.

Pozostałe pola opisujące umowę:

●Wartość netto – wartość netto zawartej umowy,

●Wartość brutto – wartość brutto zawartej umowy,

●Osoba – osoba odpowiedzialna za zawarcie umowy,

●Komórka – komórka realizująca umowę,

●Odbiorca – wybrać kontrahenta – odbiorcę umowy

●Dostawca – wybrać kontrahenta – który dostarcza towary/usługi będące przedmiotem umowy

●Płatnik – określić odbiorcę faktury

●Opis warunków najmu – miejsce na opis kluczowych postanowień umowy

W celu dodania pozycji dokumentu należy kliknąć prawym klawiszem myszy w dolnej części okna i wybrać opcję Dodaj lub Wstaw. Następnie uzupełnić aktywne pola: Obiekt, Produkt, Jm, Ilość, Cena.

W polu Nazwa do faktury operator ma możliwość zdefiniowania opisu, który będzie widoczny na fakturach wystawianych z tytułu wykonania danej umowy.

Zawiera parametry Repozytorium. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, wprowadzone poprzez tzw. parametry repozytorium. Parametry te mogą być przypisane do nagłówka i pozycji dokumentu.

Umożliwia dodanie załącznika do dokumentu. Program informuje o liczbie załączników dodanych w tym miejscu. Dołączanie polega na wybraniu z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy rodzaju obiektu załącznika:

●Nowy plik – zapisuje wskazany w lokalizacji na dysku plik do bazy danych; umożliwia zarządzanie wersjami załącznika,

●Nowy skrót – zapisuje skrót do wskazanego w lokalizacji na dysku pliku; jeżeli plik ten ma być dostępny dla innych użytkowników systemu to powinien być on udostępniony na współdzielonym zasobie sieciowym,

●Nowy URL – umożliwia wprowadzenie adresu URL np. link do strony WWW, link do dokumentu w sieci internet lub intranet,

●Nowy folder – dodaje folder, w którym mogą być następnie umieszczane załączniki; pozwala uporządkować i zorganizować załączniki,

●Nowy skrót folderu – dodaje skrót folderu na dysku lub zasobie sieciowym.

Dodano funkcje planowania różnego rodzaju działań (np.: remontów, przeglądów itp.) związanych z obiektami ZMF. Funkcja polega na możliwości zdefiniowania algorytmu, wg którego system powinien wyznaczyć termin/terminy realizacji danego działania i utworzyć dokument Zgłoszenia o określonym typie.