Na liście dokumentów umów dostępne są standardowe przyciski oraz akcje związane tylko z daną listą.

Dodaj

Użycie przycisku powoduje dodanie nowego dokumentu.

Usuń

Przycisk kasuje dokument zamówienia zakupu, akcja dostępna tylko dla dokumentów o statusie ‘roboczy’.

Wyślij dokumenty PDF

Użycie przycisku umożliwia wygenerowanie kompletnego raportu w formacie pdf, a następnie poprzez poniższą formatkę wysłanie dokumentu do określonego odbiorcy.

Wydruk

Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu, a następnie wydruk na drukarkę.

Podgląd wydruku

Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu na ekranie monitora.

Edycja skryptów

Użycie tego przycisku umożliwia przejście do edycji skryptów związanych z danym rodzajem dokumentów.

Odśwież

Użycie tego przycisku powoduje odświeżenie danych wyświetlanych na liście dokumentów. Po zmianie w filtrach do naczytywania listy wskazane jest użycie tego przycisku.

Karta kontrahenta

Umożliwia szybki podgląd danych związanych z danym klientem: stan rozliczeń, co kupował/co nam sprzedał, po ile, co zamówił/co zamówiliśmy i stan realizacji, na kiedy będzie oraz pozostałe informacje.

Pierwszy, Poprzedni, Następny, Ostatni

Nawigacja/Przejście pomiędzy dokumentami.

Zmień listę widocznych kolumn

Użycie tej ikonki pozwala użytkownikowi zdefiniować listę kolumn, które chce widzieć na liście dokumentów. Taką zdefiniowaną listę kolumn można zapisać, jako parametr skrótu dla list dokumentów. Można zdefiniować i zapisać kilka list kolumn.

Zatwierdź

Użycie tego przycisku powoduje zatwierdzenie dokumentu umowy. Zatwierdzonego dokumentu nie można modyfikować. Z zatwierdzonych umów można generować plany zakupu, zamówienia do dostawców.

Anuluj zatwierdzenie

Użycie przycisku powoduje anulowanie zatwierdzenia dokumentu. Dokument uzyskuje status ‘roboczy’.

Funkcja użytkownika

Użycie tego przycisku powoduje uruchomienie dedykowanej funkcji dodatkowej typu skrypt przypisanej do zdarzenia ‘Funkcja użytkownika’. Możliwe jest przypisanie dziesięciu funkcji dedykowanych (Funkcja użytkownika 0…9).

Anuluj

Użycie tego przycisku powoduje anulowanie dokumentu umowy. Dokument uzyskuje status ‘odrzucone’.

Powiązania dokumentów

Użycie tego przycisku dla wybranego dokumentu powoduje podniesienie formatki, na której prezentowane są alokacje tego dokumentu. Alokacja dokumentu pokazuje powiązania dokumentu z innymi dokumentami zapisanymi w bazie danych systemu.

Prześlij dokument do innego operatora

Umożliwia przesłanie wiadomości do wybranych użytkowników systemu wraz z dokumentem jako załącznikiem wiadomości. Załącznik umożliwia uruchomienie dokumentu przez adresata w celu wykonania innych akcji np. zatwierdzenie, wydrukowanie.

Realizuj

Użycie tego przycisku dla wskazanego zamówienia/umowy lub zaznaczonej grupy zamówień/umów umożliwia przygotowanie danych do realizacji, a także wygenerowanie automatyczne dokumentu zamówienia, dostawy lub faktury. Możliwość ta dotyczy zatwierdzonych dokumentów. Po wybraniu tego przycisku pojawia się formatka:

Na powyższej formatce istnieje możliwość przeglądania Identyfikatorów produktów występujących u określonego dostawcy za pomocą przycisku .

Przed wygenerowaniem zamówienia, dostawy lub faktury należy zaznaczyć realizowane pozycje oraz zmienić ilości zamawiane, jeśli realizacja dotyczy tylko ilości częściowej. Podpowiadane są ilości pozostałe do realizacji, czyli ilości zapotrzebowane pomniejszone o ilości zrealizowane (zamówione) poprzednio.

Generuj zamówienie

Po wywołaniu funkcji generowania zamówienia lub umowy pojawia się okno, w którym należy określić parametry niezbędne do wygenerowania zamówienia do dostawcy/umowy.

Na formatce należy określić parametry potrzebne do wygenerowania zamówień do dostawców. Po wprowadzeniu tych danych i zatwierdzeniu przyciskiem OK następuje automatyczne utworzenie zamówienia.

Generuj dostawę

Po wywołaniu funkcji generowania dostawy lub faktury pojawia się okno, w którym należy określić parametry niezbędne do wygenerowania powyższych dokumentów zamówienia.

Na formatce należy określić parametry potrzebne do wygenerowania dokumentu dostawy (Pz) i nacisnąć przycisk OK.

Po wywołaniu funkcji generowania faktury pojawia się okno, w którym należy określić parametry niezbędne do wygenerowania dokumentu i nacisnąć przycisk OK.

Dokument kontrolingowy

Dokument kontrolingowy zbiera dane budżetowe, zadania, źródła ze wszystkich pozycji dokumentu, agregując je kwotowo. Wymagane jest posiadanie odrębnego klucza licencyjnego do tej funkcjonalności. Utworzenie dokumentu następuje po podaniu typu dokumentu:

Po wprowadzeniu typu dokumentu, dokument kontrolingowy jest gotowy do edycji:

Analiza-konfiguracja

Opcja służy do przetwarzania danych w celu uzyskania na ich podstawie użytecznych informacji i wniosków. Struktura wielowymiarowa przedstawia wybrane dane(fakty) w funkcji wielu czynników (wymiary).

Rozlicz zamówienie poprzez dokumenty dostawy/zakupu

Dla poszczególnych pozycji zamówienia umożliwiono rozliczanie ilości dostarczonej (przez dostawy magazynowe lub poprzez faktury zakupu) ze źródłowymi zamówieniami.

Rozlicz zapotrzebowanie

Dla poszczególnych pozycji zamówienia/umowy umożliwiono rozliczanie zapotrzebowań, z których powstały, w zakresie ilości zamówionej oraz ilości dostarczonej (przez dostawy magazynowe lub poprzez faktury zakupu).

       Rozliczanie ilości zamówionej

Zwykle rozliczenie zamówienia z dokumentami zapotrzebowania, z których to zamówienie zostało wygenerowane, następuje automatycznie w momencie zatwierdzania zamówienia. Są jednak sytuacje, gdy to rozliczenie wymaga podania dodatkowych danych. Tak jest, gdy w pozycji zamówienia utworzonego z kilku pozycji zapotrzebowań, zmieniana jest realizowana ilość. Wówczas nie jest wiadomo, których pozycji zapotrzebowania zmiana ta dotyczy. Podczas zatwierdzania takiego zamówienia otwierane jest automatycznie okno, w którym należy podać ilości rozliczane w poszczególnych zapotrzebowaniach. W takim przypadku, podczas zatwierdzania zamówienia, należy te zapotrzebowania wraz z rozliczanymi ilościami wskazać (opcja „ilość zamówiona” w oknie do rozliczeń zamówień z zapotrzebowaniami). Rysunek 53.  Okno Rozliczanie ilości zamówionej z poziomu zamówienia/umowy Akcję rozliczenia ilości zamówionej dla zapotrzebowań należy zakończyć przyciskiem ‘Rozlicz’, dla każdej pozycji zamówienia/umowy.

       Rozliczanie ilośći zamówionej

Potrzeba rozliczenia ilościowego zapotrzebowań może pojawić się, gdy zamówienia / umowy do dostawców były tworzone z łączeniem pozycji o takich samych indeksach. Dostawy na magazyn lub zakup bez magazynu, zwykle są częściowe. Funkcja ‘Rozlicz zapotrzebowanie’ pozwala rozdysponować ręcznie ilość dostawy pomiędzy wiele pozycji zapotrzebowań (jak poniżej, ‘Ilość rozl.’): Akcję rozliczenia ilościowego zapotrzebowań należy zakończyć przyciskiem ‘Rozlicz’, dla każdej pozycji zamówienia/umowy.

Kopia/aneks

Istniejący dokument umowy można skopiować lub na jego podstawie stworzyć aneks do wybranego dokumentu. Powstający nowy dokument ma status ‘roboczy’. W przypadku kopii można zmienić typ nowego dokumentu oraz dostawcę. Znaczenie pozostałych pól jest identyczne, jak podczas tworzenia aneksu.

Do zatwierdzonej umowy, na każdym etapie jej realizacji, można utworzyć aneks. Aneksowana umowa jest zamykana, a na jej podstawie tworzona jest nowa umowa.

Zamknij zamówienie

Użycie przycisku spowoduje zamknięcie wybranego zamówienia/umowy. W pojawiającym się oknie należy potwierdzić chęć zamknięcia dokumentu za pomocą przycisku Tak.

Historia modyfikacji obiektu

Użycie funkcji wywołuje okno, w którym mamy możliwość obejrzenia wszystkich operacji na danym obiekcie.

Osoby wpisane, jako kontaktowe dla kontrahenta

Lista osób ze strony kontrahenta upoważnionych do kontaktów.

Istniejący dokument zamówienia lub umowy można skopiować lub na jego podstawie stworzyć aneks do wybranego dokumentu. Służy do tego ikona po wybraniu której pojawia się następująca formatka:

Rysunek 54. Okno Parametry kopii/aneksu

W przypadku kopii można zmienić typ nowego dokumentu oraz dostawcę. Znaczenie pozostałych pól jest identyczne, jak podczas tworzenia aneksu.

Do zatwierdzonego zamówienia, na każdym etapie jego realizacji, można utworzyć aneks. Aneksowane zamówienie jest zamykane, a na jego podstawie tworzone jest nowe zamówienie. Powstający nowy dokument ma status ‘roboczy’.

Parametry generowania aneksu:

●Rodzaj operacji – wybór, czy ma być generowana kopia dokumentu czy jego aneks,  

●Data umowy – data zamówienia / data podpisania umowy,  

●Data rozpoczęcia – data, od której zamówienie / umowa obowiązuje,  

●Tylko pozycje niezrealizowane – określa, czy przenoszone wszystkie pozycje, czy tylko te, które nie zostały w pełni zrealizowane,  

●Tylko ilości do realizacji – określa, czy w przenoszonych pozycjach mają być zapisane ilości pierwotne, czy ilości pozostałe do realizacji. Jeśli flaga zaznaczona, to ilości zrealizowane w aneksie są zerowe, jeśli nie jest zaznaczona, to przenoszone są ilości zrealizowane do tej pory,  

●Nowy identyfikator – określa, jak ma być tworzony identyfikator aneksu: czy jako kolejna numeracja dokumentu, czy też ma nawiązywać do identyfikatora pierwotnego zamówienia.  

Aneks obsługiwany jest dalej jak zwykłe zamówienie, czyli można kontynuować jego realizację na pozostałe ilości. W systemie zachowana jest informacja o połączeniach pomiędzy zamówieniem a jego kolejnymi aneksami.

Raporty dostępne w oknie Lista umów: