Zakładka Dane podstawowe

Dane podstawowe opisują następujące parametry:

●Typ – typ budżetu kosztów,

●Identyfikator – unikalny ciąg piętnastu znaków jednoznacznie określający definiowany dokument,

●Nazwa – nazwa budżetu,

●Projekt/kontrakt – identyfikator oraz nazwa projektu, do którego utworzony jest Budżet Kosztów Bezpośrednich,

●Inwestor – identyfikator oraz nazwa inwestora,

●Kod branżowy – ,

●Klasa – ,

Zakładka Zaawansowane

Zakłądka zawiera następujące parametry:

●Utworzył – określa operatora, który utworzył budżet w programie oraz datę utworzenia,

●Zatwierdził – określa operatora, który zatwierdził preliminarz oraz datę zatwierdzenia,

●Planowana data uruchomienia –

●Planowana data zakończenia –

●Ilość dni – określa czas realizacji preliminarza liczony w dniach,

●Koszt zarządu – współczynnik określający koszty zarządu, podawana jest także kwota naliczonych kosztów zarządu wyliczonych na podstawie współczynnika i uzyskanej sprzedaży,

●Koszt napraw gwar. – współczynnik określający kaucję gwarancyjną; kaucja, na etapie preliminarza kosztów, zostanie automatycznie rozdzielona proporcjonalnie do sprzedaży ustalonej w planie sprzedaży z harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz przyjętego procentu kaucji gwarancyjnej ustalonego dla danego projektu, natomiast w wykonaniu w budżecie dynamicznym na podstawie danych pobranych z wystawionych faktur sprzedażowych do inwestora.

●Aktualizuj od: – określa miesiąc, od którego program ma dokonywać aktualizacji realizacji budżetu poprzez użycie funkcji Pobierz dane rzeczywiste. Miesiąc taki należy określić dopiero po rozliczeniu określonego okresu księgowego. Dzięki temu program będzie szybciej wykonywał aktualizacje kosztów i sprzedaży. Funkcja działa także dla wartości planowanych. Funkcja „Aktualizuj od:” nie jest dostępna dla preliminarza kosztów.

●Ost. podokres z BO – ,

●Data importu BO – ,

●Rodzaj wersji – informacja o kolejnym numerze wersji budżetu,

●Tryb wyświetlania – .

Zakładka Osoby

Zakładka zawiera informacje o osobach odpowiedzialnych za realizacje budżetu.

Rysunek 2016. Budżet kosztów ogólnych - zakładka Osoby

Uwaga

Nazwy ról w projektach są indywidualnie definiowalne i mogą być inne niż pokazane na ekranie.

Zakładka Adnotacje

Umożliwia wprowadzenie dodatkowych uwag lub informacji dotyczących danego dokumentu.

Zakładka Załączniki

Umożliwia dodanie załącznika do dokumentu. Program informuje o liczbie załączników dodanych w tym miejscu. Dołączanie polega na wybraniu z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy rodzaju obiektu załącznika:

●Nowy plik – zapisuje wskazany w lokalizacji na dysku plik do bazy danych; umożliwia zarządzanie wersjami załącznika,  

●Nowy skrót – zapisuje skrót do wskazanego w lokalizacji na dysku pliku; jeżeli plik ten ma być dostępny dla innych użytkowników systemu to powinien być on udostępniony na współdzielonym zasobie sieciowym,  

●Nowy URL – umożliwia wprowadzenie adresu URL np. link do strony WWW, link do dokumentu w sieci internet lub intranet,  

●Nowy folder – dodaje folder, w którym mogą być następnie umieszczane załączniki; pozwala uporządkować i zorganizować załączniki,  

●Nowy skrót folderu – dodaje skrót folderu na dysku lub zasobie sieciowym.

Zakładka Dane dodatkowe

Zakładka zawiera parametry repozytorium. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, wprowadzone poprzez tzw. parametry repozytorium. Parametry te mogą być przypisane do nagłówka i pozycji dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. Użytkownik może wykorzystywać wszystkie typy danych zdefiniowane w Repozytorium.

Zakładka Zakres zmian

Podczas archiwizacji dokumentu operator ma możliwość wprowadzenia opisu ewentualnych zmian lub komentarza dotyczącego powodu wykonania archiwizacji danego dokumentu. Wprowadzony tekst zostanie zapisany w powyższej zakładce.

Zakładka Pozycje budżetu kosztów bezpośrednich

W pozycjach oprócz informacji o planowanej wysokości kosztów, sprzedaży i marży znajdziemy informacje o rzeczywistej wartości sprzedaży, kosztu i marży uzyskanej dla fazy lub asortymentu.  Są to pozycje przeniesione z preliminarza kosztów uzupełnione o pola z rzeczywiście uzyskanymi wartościami (w chwili utworzenia preliminarza kosztów wartości rzeczywiste są równe „0”

Rysunek 2017. Budżet kosztów ogólnych – pozycje budżetu

W pozycjach budżetu podana jest informacja o wysokości kosztów niezwiązanych bezpośrednio z wykonywanymi na budowie robotami. Są to różnego rodzaju koszta uzupełniające jak zużycie materiałów i energii, usługi obce czy rezerwa na naprawy gwarancyjne. Wszystkie te koszta składają się na koszt obsługi projektu. Koszty ogólne związane z obsługą budżetów należy zdefiniować w części sytemu odpowiadającej za obsługę majątku trwałego

Lista pozycji zawiera pola:

●Nr poz. – numer pozycji z budżetu,

●Indeks – indeks nadany przez program,

●Koszt – wartość kosztów,

●Plan/Wykonanie – wartość planowana i wykonana poszczególnych pozycji budżetu.

Dane dla pozycji zawierają pola pogrupowane w oddzielne zakładki:

Zakładka Szczegóły operacji

●Pozycja – numer pozycji z budżetu,

●Indeks – indeks kosztu nadany przez program,

●Koszty zakupu – nazwa kosztu zdefiniowana w majątku trwałym,

●Koszt planowany – planowana przez operatora wielkość kosztu,

●Koszt rzeczywisty – rzeczywista, poniesiona wielkość kosztu pobierana z budżetu kosztów bezpośrednich,

●Różnica – różnica pomiędzy kosztem planowanym a faktycznie poniesionym, gdy parametr przyjmuje wartości ujemne oznacza to, że koszt rzeczywisty przekroczył koszt planowany,

●Rozdział automatyczny kosztów – ,

Zakładka Dane dodatkowe

Dane dodatkowe zawierają parametry repozytorium. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, wprowadzone poprzez tzw. parametry repozytorium. Parametry te mogą być przypisane do pozycji dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów.

„Parametry pozycji z repozytorium” definiowane są w typie projektu. Użytkownik może wykorzystywać wszystkie typy danych zdefiniowane w Repozytorium.

Na dole ekranu znajduje się stopka, w której znajdziemy informacje o rzeczywistej wysokości kosztów dla całego budżetu pogrupowane na poszczególne kategorie:

●Sprzedaż – wartość sprzedaży uzyskana w budżecie,

●Robocizna– koszt robocizny,

●Materiały – koszt materiałów,

●Sprzęt – koszt sprzętu,

●Podwykonawcy – koszt podwykonawców,

●Razem – koszt wszystkich typów kosztów,

●Koszty ogólne – wartość kosztów ogólnych,

●Marża brutto – marża uzyskana na sprzedaży.

Do obsługi budżetu kosztów ogólnych dostępne są standardowe przyciski oraz akcje związane tylko z daną listą.

Dodaj

Użycie przycisku powoduje dodanie nowego dokumentu.

Zapisz

Użycie przycisku powoduje zapisanie danych dokumentu preliminarza kosztów.

Usuń

Przycisk kasuje preliminarza kosztów, akcja dostępna tylko dla dokumentów o statusie ‘roboczy’.

Wyślij dokumenty PDF

Użycie przycisku umożliwia wygenerowanie kompletnego raportu w formacie pdf, a następnie wysłanie dokumentu do określonego odbiorcy.

Wydruk

Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu, a następnie wydruk na drukarkę.

Podgląd wydruku

Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu na ekranie monitora.

Edycja skryptów

Użycie tego przycisku umożliwia przejście do edycji skryptów związanych z danym rodzajem dokumentów.

Odśwież dane w oknie

Użycie tego przycisku powoduje odświeżenie danych wyświetlanych na liście dokumentów. Po zmianie w filtrach do naczytywania listy wskazane jest użycie tego przycisku.

Zatwierdź budżet

Zatwierdza ostatecznie budżet, aby anulować zatwierdzenie trzeba mieć nadane przez administratora odpowiednie uprawnienia do wywoływania tej akcji.

Anuluj zatwierdzenie budżetu

W zależności od uprawnień i aktualnego stanu budżetu, anuluje zatwierdzenie dokumentu.

Zaakceptuj

Akceptuje budżet, funkcja blokuje możliwość dokonywania zmian w budżecie, jednak stan ten można anulować za pomocą funkcji Anuluj.

Anuluj akceptację

W zależności od uprawnień i aktualnego stanu budżetu, anuluje akceptacje lub zatwierdzenie.

Anuluj

W zależności od uprawnień, anuluje zatwierdzenie.

Identyfikator

Umożliwia zmianę segmentów w automatycznie wygenerowanej masce identyfikatora, np. produktu, dokumentu.

Funkcja użytkownika

Użycie tego przycisku powoduje uruchomienie skryptu przypisanego do zdarzenia ‘Funkcja użytkownika’.

Przenumeruj

W przypadku ręcznego dodawania i/lub usuwania kolejnych faz lub asortymentów do budżetu operator ma możliwość automatycznego przenumerowania wprowadzonych pozycji. Uruchomienie tej funkcji spowoduje ze program nada poprawne, kolejne numery fazom i asortymentów znajdującym się w preliminarzu.

Dodaj wszystkie pozycje z klasy

Użycie tej funkcji powoduje automatyczne wstawienie do budżetu wszystkich pozycji kosztów zarejestrowanych w klasie Koszty ogólne. Ułatwia to pracy przy tworzeniu nowego budżetu. Operator musi do wstawionych pozycji wpisać ich wartości oraz dokonać ich rozdziału miesięcznego.

Rozdziel automatycznie

Funkcja służy do rozdzielenia planowanych kosztów w czasie. Operacja rozdziału kosztów możliwa jest tylko, gdy aktywna jest zakładka Harmonogram kosztów. Operator ma do wyboru rozdział wartościowy lub ilościowy oraz trzy sposoby rozdziału:

Rysunek 2018. Edycja harmonogramu kosztów

●Proporcjonalnie – koszty zostaną rozłożone proporcjonalnie we wszystkich miesiącach realizacji preliminarza,

●Na koniec zadanej daty – koszty zostaną wpisane do ostatniego miesiąca trwania danej fazy, asortymentu lub zasobu,

●Na początek zadanej daty – koszty zostaną wpisane do pierwszego miesiąca trwania danej fazy, asortymentu lub zasobu,

●Proporcjonalnie do sprzedaży – koszty zostaną zaplanowane proporcjonalnie do planowanej w harmonogramie sprzedaży, o ile dany preliminarz został „połączony” z harmonogramem,

Zaznaczając kilka pozycji możliwe jest przeprowadzenie rozdziału dla wszystkich zaznaczonych pozycji. Rozdział można też wykonać klikając dwukrotnie na wybraną pozycję, wtedy dodatkowo oprócz wyboru metody rozdziału mamy podgląd kwot, jakie zostały rozpisane na poszczególne miesiące

Prześlij dokument do innego operatora

Umożliwia przesłanie wiadomości do wybranych użytkowników systemu wraz z dokumentem jako załącznikiem wiadomości. Załącznik umożliwia uruchomienie dokumentu przez adresata w celu wykonania innych akcji np. zatwierdzenie, wydrukowanie.

Anuluj rozdział

Funkcja służy do anulowania operacji rozdzielenia planowanych kosztów w czasie.

Uruchom obieg lub zmień stan

Grupa funkcji służąca do zarządzania dokumentem na ścieżce zdefiniowanego szablonu obiegu dokumentów. Szablony obiegu są przypisywane w definicji typu dokumentu.

Przycisk po rozwinięciu zawiera funkcje:

Uruchom obieg lub zmień stan

Odrzuć

Usuń z obiegu

Edycja obiegów

Zachowaj jako archiwalny

Funkcja pozwala na zapisanie aktualnego preliminarza. W programie tworzony jest duplikat aktualnego dokumentu a nowy, aktualny preliminarz (nie archiwalny) otrzymuje kolejny numer wersji. Dzięki tej funkcji operator ma możliwość rejestracji wykonania preliminarza na konkretny dzień. Wersja archiwalna preliminarza jest zablokowana przed edycją. Program informuje nas o operatorze, który utworzył wersję archiwalną oraz datę, kiedy to zostało zrobione. Podczas tworzenie wersji archiwalnej operator ma możliwość jednoczesnego wykonania wersji archiwalnych wszystkich pozostałych dokumentów w obrębie danego projektu oraz zapisać powód lub zakres zmian wykonywanych w archiwizowanej wersji.

Eksport szablonu dla BO

Import BO

Przejdź do kontraktu

Funkcja umożliwia przejście do kontraktu powiązanego z danym dokumentem.

Analiza-konfiguracja

Opcja służy do przetwarzania danych w celu uzyskania na ich podstawie użytecznych informacji i wniosków. Struktura wielowymiarowa przedstawia wybrane dane(fakty) w funkcji wielu czynników (wymiary).

PowerPivot

Funkcja uaktywnia okno generowania w trybie ad-hoc zestawień i analiz w układzie tabeli przestawnej na podstawie bieżących danych. Uruchomienie jest uwarunkowane posiadaniem dodatkowej licencji.

Parametry nagłówka dokumentu z repozytorium

Parametry te mogą być przypisane do nagłówka dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. „Parametry nagłówka dokumentu” oraz „Parametry pozycji dokumentu” definiowane są w typie dokumentów. Użytkownik może wykorzystać wszystkie typy danych zdefiniowane w repozytorium.

Parametry pozycji z repozytorium

Parametry te mogą być przypisane do pozycji dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. „Parametry nagłówka dokumentu” oraz „Parametry pozycji dokumentu” definiowane są w typie dokumentów. Użytkownik może wykorzystać wszystkie typy danych zdefiniowane w repozytorium.

Historia modyfikacji obiektu

Użycie funkcji wywołuje okno, w którym mamy możliwość obejrzenia wszystkich operacji na danym obiekcie.